Viikon oikeustapauskommentissa avaan korkeimman hallinto-oikeuden tapausta KHO 2021:110, jossa A ry:n tarkoituksena oli ollut hakea avustusta opetus- ja kulttuuriministeriöstä, mutta syystä tai toisesta se ei ollut hakemuksen täyttämisen jälkeen lähettänyt hakemusta. Oikeudessa ratkottiin sitä, olisiko ministeriön tullut tutkia hakemus tästä huolimatta, koska hakemukset tiedot olivat kaivettavissa ministeriön tietojärjestelmästä. Asiasta säädetään sähköisestä toiminnasta viranomaisessa annetussa laissa (asiointilaki). Tässä kirjoituksessa avaan asiaa koskevan lainsäädännön ja oikeustapauksen KHO 2021:110 sisältöä.
Asiakirjojen sähköinen toimittaminen viranomaiseen
Vastuu sähköisesti toimitetun viestin perille menemisestä on lähettäjällä (asiointilain 8 §). Saapuneeksi viesti katsotaan silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä siten, että sitä voidaan käsitellä (asiointilain 10 §), kuten lukea tai tiedostomuotoa muuttaa. Jotta lähettäjä voisi varmistua siitä, että viesti on mennyt perille, samaisen lain 11 §:ssä velvoitetaan viranomainen ilmoittamaan lähettäjälle viipymättä viestin saapumisesta, eli käytännössä lähettämään vastaanottokuittausta.
Määräaikojen laskemisesta säädetään laissa säädettyjen määräaikojen laskemisesta. Sitä sovelletaan, kun laissa tai asetuksessa on säädetty noudatettavaksi määräaika joko tuomioistuimessa tai muussa viranomaisessa. Tämän lain mukaan esimerkiksi tuomiosta valittamisen määräaika loppuu virka-ajan päättymiseen viimeisenä valitusosoituksessa ilmoitettuna päivänä, eli yleensä kello 16:15. Toisinaan ihmiset erehtyvät tästä luullessaan, että aikaa on vuorokauden vaihtumiseen asti. Jos määräpäiväksi osuva päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa tehtävän toimittaa ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen. Jos määräpäivä on annettu tiettynä määränä päiviä, esimerkiksi 30 päivää, antamispäivää ei lueta mukaan, vaan ensimmäinen päivä alkaa seuraavana päivänä.
Tapaus KHO 2021:110
Tapauksessa A ry (jatkossa A) oli täyttänyt valtionavustushakemusta opetus- ja kulttuuriministeriön sähköisessä Salama-järjestelmässä. A ei kuitenkaan ollut lähettänyt hakemusta ennen kuin hakuaika päättyi. Selosteesta ei käy ilmi, tapahtuiko lähettämättä jättäminen vahingosta vai muusta syystä. Opetus- ja kulttuuriministeriö jätti hakemuksen tutkimatta, koska se ei saapunut määräajassa. A teki oikaisuvaatimuksen, mutta ministeri hylkäsi tämän. A valitti päätöksestä hallinto-oikeuteen.
Valittajan mukaan ministeriön olisi pitänyt tutkia valtionavustushakemus, koska A oli asian selvittelyssä saanut tietoonsa, että hakemuksen tiedot olivat kyllä tallentuneet ministeriön järjestelmiin määräajassa, josta ne oli teknisesti mahdollista saada esille. Ministeriö vaati valituksen hylkäämistä ja vastasi edellä esitettyyn, että tietojen saaminen edellytti huomattavan työläitä ja ulkopuolista asiantuntemusta vaativia järjestelmätason hakuja. Lisäksi hakuohjeissa oli sen mukaan ollut selvät ohjeet hakemuksen lähettämisestä. Näin ollen ministeriö ei ollut toiminut hallintolain 22 §:ssä säädetyn täydennyspyyntövelvoitteensa vastaisesti.
Hallinto-oikeus totesi, että sähköisen viestin perille meneminen on lähettäjän omalla vastuulla, eikä ministeriö kyennyt käsittelemään järjestelmään tallentuneita hakemustietoja ilman huomattavaa ulkopuolista apua. Hallinto-oikeus katsoi, että ministeriö ei ollut toiminut täydennyspyyntövelvoitteensa vastaisesti eikä hakemus edes saapunut ministeriölle määräajassa. A:n valitus hylättiin.
Asian käsittely KHO:ssa
A valitti korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Siellä se vetosi siihen, että koska hakemuksen tiedot olivat tallentuneet ministeriön järjestelmään, olisivat ne siten asiointilain mukaisesti saapuneet viranomaiselle siten, että tiedot olivat käsiteltävissä. Lain esitöiden mukaan tiedot ovat asiointilaissa tarkoitetulla tavalla viranomaisen käsiteltävissä, jos viranomainen pystyy käsittelemään tietoja ”tietoteknisesti”, esimerkiksi konvertoimalla eli muuttamalla tietojen tiedostomuotoa. Tässä tapauksessa hakemuksen tiedot olivat tallentuneet konekielisessä muodossa, ja järjestelmän pääkäyttäjä konvertoi ne Excel-tiedostoksi. A katsoi, että tapauksessa vaaditut järjestelmätason haut tuli katsoa laissa tarkoitetuksi tietojen käsittelyksi, ja että tiedot tuli katsoa saapuneeksi viranomaiseen. A ei pitänyt näitä järjestelmähakuja niin kohtuuttomina, että niille olisi pitänyt antaa arvioinnissa merkitystä. A:n selvityksen mukaan vaadittava työmäärä oli noin 45 minuuttia.
Ministeriö totesi vastauksessaan, että koska hakemusta ei ollut lähetetty, ei voitu katsoa, että asia olisi tullut vireille. Hakemusta ei ollut myöskään hyväksytty tai allekirjoitettu. Ministeriö katsoi myös, että koska hakemusta ei ollut lähetetty, ei ministeriöllä ollut myöskään täydennyspyyntövelvollisuutta.
KHO:n arvioinnissa keskeistä oli A:n tahdonilmaisun puuttuminen. Tuomioistuin totesi, että sähköistä asiakirjaa lähetettäessä keskeistä on lähetystahdonilmaisun antaminen eli yleensä se, että painetaan ”lähetä” nappia. Tässä tapauksessa A ei ollut sitä tehnyt, eikä merkitystä tullut antaa sille, että tiedot olivat tallentuneet järjestelmään lähetysnapin painamatta jättämisestä huolimatta. KHO piti virheellisenä ajatuksena sitä, että viranomaisen tulisi antaa päätös kaikkiin hakemuksiin, jotka on täytetty ja joiden tiedot ovat tallentuneet, mutta joita ei ole lähetetty. Näin ollen KHO hylkäsi A:n valituksen ja katsoi, että ministeriö oli toiminut asiassa lainmukaisesti.
Yhteenveto
Sähköisten viestien ja asiakirjojen perillemeno viranomaiseen on lähettäjän vastuulla. Viranomaisen tulee viipymättä vahvistaa, että tällainen lähetys on tullut perille. Jos ”lähettäjä” täyttää esimerkiksi hakemuksen viranomaisen järjestelmässä ja hakemuksen tiedot tallentuvat järjestelmään, mutta hakemusta ei kuitenkaan lähetetä, ei kuitenkaan katsota, että hakemus olisi lähetetty tai että viranomaisen tulisi kaivaa hakemuksen tiedot järjestelmästään ja tutkia hakemus. Tämä johtaisi kestämättömään ratkaisuun, jossa viranomaisen työmäärä ja ns. varmistelu lisääntyisi epätarkoituksenmukaisesti. Lisäksi syntyisi tilanne, jossa ”lähettäjä” voisi jälkikäteen vaatia, että tuleeko hänen hakemuksensa tutkia vai ei, eli asia olisi käytännössä limbossa määrittelemättömän ajan. Ratkaisussaan KHO antoi suurta merkitystä lähettäjän lähetystahdonilmaisulle: jos sitä ei anna eikä viesti ole lähtenyt liikkeelle, ei viestiä voi katsoa lähetetyksi eikä viranomaiselle synny toimintavelvoitetta sitä kohtaan.
Lue lisää oikeustapauskommenttejamme
OTM
Lakimies, riidanratkaisu
Lakitoimisto KPF
050 5338 295
