Asunto-osakkeen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään - mitä osakkaan tulee tietää?
- Silja Viiansalo
- 13 tuntia sitten
- 3 min käytetty lukemiseen
Johdanto
Laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan 1.1.2019. Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden oli määrä siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Vuodesta 2019 lähtien perustetut asunto-osakeyhtiöt ovat olleet järjestelmässä alusta lähtien. Vaikka taloyhtiöt ovat jo suurimmilta osin siirtäneet osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, monella osakkeenomistajalla on edelleen paperinen osakekirja hallussaan. Tässä kirjoituksessa käyn läpi, mitä asunto-osakkeen rekisteröinti tarkoittaa käytännössä, milloin se on tehtävä ja miksi se kannattaa tehdä ajoissa.
Huoneistotietojärjestelmästä lyhyesti
Huoneistotietojärjestelmästä annetun lain 2 §:ssä on määritelty huoneistotietojärjestelmän tarkoitus seuraavasti:
“Huoneistotietojärjestelmä palvelee huoneiston hallintaan oikeuttavien osakkeiden vaihdannan, vakuuksien hallinnan ja näihin verrattavan toiminnan sekä yhtiön hallinnon ja sen osakkaiden tiedonsaannin tarpeita. Lisäksi sen avulla tuotetaan tietoa tutkimusta ja tilastointia varten sekä muihin yhteiskunnan tietotarpeisiin.”
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen rekisteri, johon tallennetaan tiedot asunto-osakeyhtiöistä, osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja käyttöä koskevista rajoituksista. Lisäksi järjestelmä sisältää taloyhtiöitä koskevia hallinnollisia tietoja, kuten kunnossapitoon ja talouteen liittyviä tietoja. Järjestelmän tavoitteena on tehostaa asunto-osakkeisiin liittyvien tietojen hallintaa, edistää sähköisen asuntokaupan yleistymistä sekä vauhdittaa asuntomarkkinoiden digitalisaatiota. Sen avulla omistukseen ja vakuuksiin liittyvät tiedot ovat aiempaa luotettavammin ja ajantasaisemmin saatavilla eri osapuolille.
Huoneistotietojärjestelmän tietoja ylläpitävät useat eri toimijat. Taloyhtiöt ja isännöitsijät ilmoittavat järjestelmään muun muassa osakeluettelo-, vastike- ja kunnossapitotietoja, kun taas osakkeenomistajat hakevat omistuksensa rekisteröintiä. Pankit ja muut luotonantajat ilmoittavat panttaukset ja yhtiölainat, ja viranomaiset kuten Ulosottolaitos, Tulli ja Poliisi, vastaavat järjestelmään tehtävistä rajoitusmerkinnöistä. Yhtiöjärjestystiedot puolestaan siirtyvät Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä automaattisesti huoneistotietojärjestelmään.
Milloin omistuksen rekisteröinti on tehtävä?
Mikäli osakkeenomistajalla on vielä alkuperäinen paperinen osakekirja, on hänellä lähtökohtaisesti kymmenen vuotta aikaa hakea rekisteröintiä siitä, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty järjestelmään. Käytännössä asia tulee kuitenkin ajankohtaiseksi huomattavasti aiemmin esimerkiksi asuntokaupan tai vakuusjärjestelyjen yhteydessä. Kun asunto vaihtaa omistajaa, tulee uuden omistajan hakea omistuksensa rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa kaupasta tai muusta saannosta, kuten esimerkiksi perinnöstä perunkirjoituksen jälkeen. Rekisteröintiä tulee muistaa hakea asunnon lisäksi myös autopaikalle ja muille osakkeellisille tiloille.
Osa taloyhtiöistä noudattaa omistajanvaihdostilanteissa varovaista käytäntöä ja edellyttää, että uusi omistaja on rekisteröity huoneistotietojärjestelmään ennen kuin hän voi käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan täysimääräisesti. Mikäli rekisteröinti on vielä vireillä esimerkiksi Maanmittauslaitoksen pitkittyneiden käsittelyaikojen vuoksi, voidaan uuden omistajan osallistumis- ja äänioikeus yhtiökokouksessa varmistaa valtakirjalla. Käytännössä osa taloyhtiöistä kohdistaa myös vastikelaskutuksen edelleen myyjälle siihen saakka, kunnes omistajanvaihdos on merkitty huoneistotietojärjestelmään. Tällöin taloyhtiö katsoo saaneensa luotettavan selvityksen omistusoikeuden siirtymisestä vasta rekisterimerkinnän perusteella. Menettelytavat vaihtelevat kuitenkin taloyhtiöittäin ja isännöitsijöittäin.
Miten rekisteröinti tapahtuu?
Huoneistotietojärjestelmästä annetun lain 5 §:n 1-2 momentin mukaan:
“Osakkeen ensimmäinen omistaja kirjataan osakehuoneistorekisteriin yritys- ja yhteisötietolain (244/2001) 10 §:ssä tai asunto-osakeyhtiölain 13 luvun 13 §:ssä tarkoitetun ilmoituksen tietojen perusteella.
Osakkeen saanto kirjataan osakehuoneistorekisteriin sen hakemuksesta, jolle osake on siirtynyt. Kirjaamisen edellytyksenä on rekisteriin kirjatun osakkeenomistajan suostumus tai muu selvitys saannosta.
–”
Lain 6 §:n 1 momentin mukaan:
“Osakkeen panttaus kirjataan osakehuoneistorekisteriin pantinsaajan hakemuksesta. Kirjaamisen edellytyksenä on rekisteriin kirjatun osakkeenomistajan suostumus tai muu selvitys hakijan oikeudesta. Kirjauksessa on mainittava pantinsaaja ja pyydettäessä panttivastuun enimmäismäärä euroissa.”
Mikäli asunto-osake on siis lainan vakuutena, tulee lainanantajan hakea asunto-osakkeen rekisteröintiä.
Jos osakkeista on vielä olemassa alkuperäinen paperinen osakekirja, tulee osakkaan toimittaa Maanmittauslaitokselle rekisteröintihakemus sekä alkuperäinen osakekirja. Rekisteröinnin yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään ja tilalle syntyy sähköinen omistajamerkintä. Jos osakkeilla on jo sähköinen omistajamerkintä, uusi omistaja hakee omistuksen rekisteröintiä ilman paperista osakekirjaa erillisellä hakemuksella. Ainakaan toistaiseksi rekisteröintiä ei pysty tekemään sähköisesti, vaan rekisteröinti vaatii asiointia Maanmittauslaitoksen palvelupisteellä tai vaihtoehtoisesti paperisen osakekirjan ja rekisteröintihakemuksen postittamista Maanmittauslaitokselle. Koska alkuperäinen osakekirja on tärkeä asiakirja, palvelupisteessä asiointi voi olla turvallisempi toimintatapa.
Kirjoitushetkellä (kesäkuu 2026) omistuksen rekisteröinti maksaa 92,00 euroa / osakehuoneisto (asunto tai muu osakkeellinen tila, kuten autopaikka tai varasto). Mikäli rekisteröintiä tarvitsee myöhemmin korjata tai selventää, maksaa uusi merkintä myös 92,00 euroa. Jos osakehuoneisto on lainan vakuutena, peritään panttauksen kirjaamisesta tai sen muuttamisesta lisämaksu 41,00 euroa. Panttauksen poistaminen on maksutonta. Mikäli osakehuoneiston hallintaoikeuteen kohdistuu rajoituksia, peritään sen merkitsemisestä lisämaksu 92,00 euroa.
Miksi rekisteröinti kannattaa tehdä ajoissa?
Asunto-osakkeen rekisteröinti kannattaa tehdä hyvissä ajoin, sillä myöhässä rekisteröidyistä osakkeista Maanmittauslaitos perii myöhästymismaksun. Kirjoitushetkellä rekisteröinnin myöhästymisen perusmaksu on 92,00 euroa, minkä lisäksi jokaiselta seuraavalta kahdelta kuukaudelta peritään myöhästymismaksun korotus 18,40 euroa.
Rekisteröinnin lykkääminen määräajan puitteissakin voi aiheuttaa käytännön ongelmia. Esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä rekisteröimätön omistus voi hidastaa kaupantekoa, sillä omistusoikeuden selvittäminen ja osakekirjan toimittaminen vievät aikaa. Myös pankkien vakuusjärjestelyissä sähköinen omistajamerkintä on nykyisin keskeisessä asemassa.
Sähköinen rekisteröinti vähentää myös riskiä siitä, että paperinen osakekirja katoaa, vahingoittuu tai joutuu vääriin käsiin. Tällaisia katoamistapauksia on tullut vastaan useampia.
Yhteenveto
Huoneistotietojärjestelmä on muuttanut asunto-osakkeiden omistuksen hallinnointia merkittävästi. Paperiset osakekirjat ovat vähitellen väistymässä sähköisten omistajamerkintöjen tieltä, ja jokaisen osakkeenomistajan on syytä varmistaa, että oma asunto-osake tulee ajallaan rekisteröidyksi. Suomessa on noin 1,8 miljoonaa asunto-osaketta ja kirjoitushetkellä yli 30 % asunto-osakkeista on jo sähköisessä muodossa. Iso osa on kuitenkin vielä rekisteröimättä ja vaikka monella nykyisellä osakkaalla on vielä aikaa rekisteröinnin tekemiseen, kannattaa se hoitaa hyvissä ajoin ennen mahdollista asuntokauppaa tai muuta omistusjärjestelyä.
HTK (finanssioikeus), IAT
Tilintarkastusavustaja
Lakitoimisto KPF
050 5562 234
