Hyvin raflaava otsikko liittyy viime viikolla julkaistuun tuotantotalouden diplomityöhöni, jonka otsikko on ”Productization of legal services”. Työn tilaajayritys oli oma työnantajani eli lakitoimisto KPF ja työ tehtiin Oulun yliopistolla tuotehallinnan pääaineohjelmassa. Työ on saatavilla osoitteessa:
Työ on julkaistu englanniksi ja on lähteineen 99 sivua pitkä, joten ajattelin tähän kirjoitukseen tiivistää työn olennaisen sisällön, koska kyseessä on yksi harvoista suomalaista lakialaa ja lakipalveluita koskevista tutkimuksista. Kirjoituksessa selitän myös Lakitoimisto KPF:n liiketoimintaideaa ja miten teemme asioita eri tavalla kuin kilpailijamme.
Lakipalvelun osat
Tuotteistaminen tai palveluistaminen ovat nykyään yhä useammin käytettyjä sanoja, joiden tarkka merkityssisältö ei kuitenkaan ole monille kovinkaan selkeä. Työssäni avaan tämän käsitteen lakipalvelun kontekstissa. Käytännössä palveluistaminen tarkoittaa, että palvelut voidaan pilkkoa pienempiin osiin ja näistä osista jotkut voidaan automatisoida tai ainakin tehdä sellaisiksi, että ne voidaan tehdä aina uudestaan hyvin pienellä vaivalla. Tämä edellyttää sitä, että palvelut ymmärretään hyvin ja eri vaiheet ja niihin kuuluvat toimet on dokumentoitu.
Mitä tämä teoreettinen asia sitten tarkoittaa käytännössä? Useissa laki- ja asianajotoimistossa se tarkoittaa valmiita asiakirjapohjia, joihin sitten täytetään tapauskohtaisia tietoja. Tämä säästää aikaa ja tehostaa työtä. Näiden asiakirjapohjien luominen on työlästä ja ne ovat merkittävä ja arvokas osa useiden toimistojen pääomaa.
Miten sitten teemme asioita eri tavalla KPF:ssä? Eroja on kolmenlaisia:
1. Systemaattisuus. Olemme tehneet erilaisten asiakirjapohjien luomisesta ja käytöstä systemaattista. Tämä säästää huomattavasti aikaa alun suuremman vaivannäön jälkeen.
2. Datan käyttö. Keräämme jatkuvasti tietoa siitä, paljonko eri työvaiheet veivät aikaa ja millä tavoin mitäkin asiakirjapohjaa räätälöitiin kullekin asiakkaalle. Tämän perusteella arvioimme tarvetta luoda uusia pohjia tai muuten kehittää työprosessiamme.
3. Automatisointi. Olemme tehneet tietojärjestelmäinvestointeja, joiden tarkoituksena on tulevaisuudessa siirtää asiakirjapohjat tekstinkäsittelyohjelmista niitä varten suunniteltuihin ohjelmiin, jotta lakimiehemme pääsisivät tekemään yhä vaativampaa työtä rutiininomaisen asiakirjatyön sijaan.
Arvonluonti
Liiketoimintaa koskevassa tutkimuksessa puhutaan usein arvonluonnista. Se on myös merkittävä osa lakipalvelun tuotteistamista ja sillä ansaitsemista sekä erityisesti kilpailussa menestymistä. Asiakirjapohjia ja muita valmiita ratkaisuja käytettäessä on kuitenkin usein riskinä se, että asiakkaan etu unohtuu, ja asiakas ei saa kovin hyvää lopputulosta. Tämän välttääkseen on ymmärrettävä mikä luo asiakkaalle arvoa eli miksi asiakas tarvitsee lakipalvelua. Liikejuridiikassa eli (yleensä) yritysten liiketoimintaan liittyvissä palveluissa arvo on yleensä se, että lakipalvelu tukee liiketoiminnan harjoittamista.
Tästä syystä KPF:llä pyrimme ymmärtämään asiakkaan liiketoimintaa ja tekniikkaa syvällisemmin. Liikejuridiikkaan liittyvät palvelumme on räätälöity hyvin pitkälle asiakkaan tarpeisiin. Tässä erityisen paljon hyötyä on liiketoimintaan liittyvistä korkeakoulututkinnoista, kuten myös tekniikan opinnoista, joita työntekijöiltämme löytyy muutamankin tutkinnon verran, esimerkiksi omat tuotantotalouden diplomi-insinööriopintoni ja kappatieteen maisterin opintoni laskentatoimesta.
Muissa asioissa arvonluonti on erilaista. Tuomioistuimessa käsiteltävissä riita-asioissa arvoa tuodaan sillä, että parannetaan asiakkaan mahdollisuuksia voittaa asia. Tämä tehdään tuomalla esiin tarpeellisia seikkoja sekä tuomalla esiin niiden merkitystä. Riita-asioissa ajankäyttö on keskeisemmässä roolissa kuin useissa muissa asioissa.
Toinen merkittävä asia arvonluonnissa on turvallisuuden tunne. Erityisesti rikosasioissa asiakas on usein täysin uudenlaisen asian edessä, mikä on huomattavan stressaavaa. Tällöin jo lakimiehen läsnäolo ja asian selittäminen auttavat asiakasta todella paljon. Rikosasioissa asiakas ei usein teoriassa tarvitsisi avustajaa, jos poliisi, syyttäjä ja tuomioistuin toimisivat niin kuin menettely on suunniteltu (vain teoreettinen vaihtoehto), ja myös asiakkaan puolesta puhuvat seikat tulisivat ilmi prosessissa ja ne otettaisiin huomioon. Toisaalta usein asiakas joutuu tuomaan näitä esiin oma-aloitteisesti ja tässä tarvitaan usein avustajaa eli lakimiestä. Asian hoitamisen lisäksi asiakkaalle on usein erityisen tärkeää, että hänelle selitetään prosessin kulku ja mitä missäkin vaiheessa tapahtuu ja miksi.
Liiketoimintamallit
Nykyään lakitoimistojen liiketoimintamallit perustuvat pitkälti tehtyyn työhön perustuvaan laskutukseen. Tämä on lakitoimistolle kaikkein helpointa, koska kustannukset johtuvat pääosin tehdystä työstä. Tämä on kuitenkin asiakkaalle haastava tilanne, koska kustannuksia on vaikea arvioida ennalta?. Liiketoimintamallit ovat muuttuneet jonkin verran, mutta tuntiperusteinen laskutus on yhä pääsääntöinen tapa. Tätä liiketoimintamallia tukee myös oikeusapujärjestelmä, joka perustuu tuntipohjaiseen laskutukseen. Myös tuomioistuimet vaikuttaisivat tutkimustulosteni perusteella suosivan tuntipohjaista laskutusta.
KPF:llä pyrimme kuitenkin vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin tarjoamalla useita palveluita ns. könttähintaan. Pystymme tähän keräämällä tietoa aiempiin vastaaviin toimenpiteisiin kuluneesta ajasta, joiden perusteella pystymme hyvinkin tehokkaasti arvioimaan toimeksiantoon kuluvan ajan ja sitä kautta kustannukset. Tätä tukee myös palvelun rakenteen dokumentointi ja ymmärtäminen. Erityisesti yritykset ovat olleet tyytyväisiä siihen, että ovat tienneet palvelusta aiheutuvat kustannukset etukäteen. Liiketoimintamalli on toiminut myös meillä, koska vaikka yksittäiset palvelut eivät ole välttämättä kannattaneet niin hyvin, olemme pääsääntöisesti voineet tehokkaalla työllä laskuttaa enemmän kuin olisimme voineet laskuttaa tuntipohjaisella laskutuksella.
Toinen liiketoimintamallin muutos on kuukausipohjainen laskutus. Yrityksillä on usein piileviä palvelutarpeita, mutta niistä ei viitsitä ottaa yhteyttä lakimieheen, koska kulut pelottavat. Myymme muutamalle yritykselle lakipalveluita kuukausihintaan, jolloin lakipalveluista maksetaan kiinteä kuukausihinta, jolla yritys voi käyttää tietyn tuntimäärän palveluita. Yrityksellä on tällöin matala kynnys selvittää erilaisia asioita ja yritys saa hyötyä liiketoimintaansa, kun asioihin saadaan varmuus. Tarjoamme lakipalveluita kuukausihintaan myös yksittäisiä toimeksiantoja halvemmalla.
Eelis Paukku
Lakimies, toimitusjohtaja
KPF Group Oy
