Miten työntekijän sähköpostin käyttöä säännellään? Tähän kysymykseen pureudun viikon oikeustapauskommentissa, jossa pohdin aihetta korkeimman oikeuden ratkaisun KKO 2022:32 pohjalta. Toisin kuin voisi ehkä luulla, työnantaja ei saa automaattisesti hakea tai lukea työntekijöiden sähköpostiosoitteeseen lähetettyjä viestejä, vaikka sähköpostit liittyvätkin työntekoon ja työnantaja on tarjonnut sähköpostipalvelun.
Saako työnantaja tutkia työntekijän sähköpostia?
Työnantaja saa tietyissä tilanteissa hakea tai avata työntekijän sähköpostin ja lukea siellä olevia viestejä. Tästä säädetään yksityisyyden suojasta työelämässä annetussa laissa. Sääntelyssä erotetaan kaksi tilannetta: sähköpostien hakeminen sekä niiden avaaminen. Jotta oikeus viestien avaamiseen olisi, pitää työnantajalla olla oikeus myös hakea viestit. Työnantajalla voi siis olla joko oikeus hakea viestit, hakea ja avata ne, tai sitten oikeutta ei ole kumpaankaan.
Työntekijän sähköpostia saa hakea tai avata vain, jos työnantaja on etukäteen pyrkinyt välttämään tarvetta työntekijän sähköpostin lukemiseen ja tietyt muut edellytykset täyttyvät. Edellä mainitussa laissa on lueteltu 19 §:ssä kolme eri tapaa, joihin työnantajan on ensinnäkin tarjottava mahdollisuus työntekijälle:
Työntekijä 1) voi asettaa automaattisen poissaoloviestin ja ilmoittaa, kuka häntä sijaistaa, 2) ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle työntekijälle tai toiseen työnantajan hyväksymään omaan osoitteeseensa, tai 3) työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että toinen henkilö voi vastaanottaa hänelle lähetetyt viestit sen varmistamiseksi, onko kyseessä tärkeä viesti josta työnantajan on välttämätöntä saada tieto ajallaan.
Sähköpostien hakeminen
Sähköpostin hakeminen tarkoittaa tiedon hankkimista sähköpostin otsikosta sekä sen lähettäjästä ja vastaanottajasta. Jotta työnantajalla olisi oikeus viestien hakemiseen, täytyy seuraavien edellytysten täyttyä (laki yksityisyyden suojasta työelämässä 19 §):
1) Työntekijä hoitaa tehtäviään itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantaja voi saada työntekijän hoitamia asioita ja niiden käsittelyvaiheita muuten selville;
2) työntekijän tehtävien ja käynnissä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työntekijällä on työnantajalle kuuluvia viestejä;
3) työntekijä on tilapäisesti estynyt hoitamasta tehtäviään, eikä työnantajalle kuuluvia viestejä saada siitä huolimatta, että työnantaja on täyttänyt sille kuuluvat velvollisuudet tämänkaltaisten tilanteiden välttämiseksi; ja
4) työntekijältä ei saada suostumusta kohtuullisessa ajassa, eikä asia voi odottaa enempää sen saamista.
Tilanne voi olla esimerkiksi sellainen, että asiantuntijatyötä tekevä työntekijä on jäänyt kesälomalle ja on työnantajan tavoittamattomissa, eikä hän ole muistanut tallentaa keskeneräiseen projektiin liittyviä sähköposteja yhteiselle palvelimelle, ja projektia täytyy voida jatkaa.
Sähköpostien avaaminen
Jotta työnantaja saisi avata sähköposteja, edellytetään myös, että avaaminen on välttämätöntä työnantajan käynnissä olevien neuvottelujen loppuunsaattamiseksi, toiminnan turvaamiseksi tai asiakkaiden palvelemiseksi, eikä viestin lähettäjään tai vastaanottajaan saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai lähettämiseksi työnantajan pyytämään osoitteeseen. Viestien avaamisesta säädetään yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 20 §:ssä.
Jos työnantaja avaa työntekijän viestin, avaamisen täytyy tapahtua tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla ja toisen henkilön tulee olla läsnä tilaisuudessa. Pääkäyttäjä tarkoittaa tahoa, joka valtuuttaa henkilöitä käyttämään sähköpostijärjestelmää, eli esimerkiksi jakaa tunnuksia. Pääkäyttäjä voi olla henkilö työpaikalla, tai palvelu voi olla myös ulkoistettu. Viestin avaamisesta laaditaan selvitys, jonka paikallaolijat allekirjoittavat. Selvityksestä tulee käydä ilmi, mikä viesti on avattu, milloin ja miksi, ja ketkä siihen ovat osallistuneet tai saaneet viestin sisällöstä tiedon. Selvitys tulee toimittaa ilman aiheetonta viivytystä asianomaiselle työntekijälle.
Asiaa koskevassa hallituksen esityksessä todetaan, että työnantajan tulisi tarjota yllä mainittuja vaihtoehtoja myös työsuhteen päättyessä työntekijän luottamuksellisen sähköpostiviestinnän turvaamiseksi. Työsuhteen päätyttyä työntekijällä on oikeus vaatia työsähköpostiosoitteensa sulkemista, eikä työnantajalla ole työsuhteen päätyttyä laillista oikeutta sähköpostin käsittelyyn ilman työntekijän lupaa. Työantajan tulisi käyttää esimerkiksi ”välitä edelleen”-toimintoa sähköpostinavaamistarpeen välttämiseksi, mutta tähän tarvitaan työntekijän suostumus.
Viestintäsalaisuuden loukkaus
Viestintäsalaisuuden loukkauksessa on kyse rikoksesta, jossa oikeudettomasti avataan toiselle osoitettu kirje tai muu viesti, tai murtamalla suojaus hankitaan tieto sähköisesti tai vastaavalla teknisellä keinolla tallennetusta, ulkopuoliselta suojatusta viestistä. Suojauksen murtaminen tarkoittaa esimerkiksi salasanasuojauksen ohittamista. Seuraus viestintäsalaisuuden loukkauksesta voi olla sakkoa tai vankeutta enintään kaksi vuotta. Rangaistavaa on siten esimerkiksi toisille osoitettujen kirjeiden, yksityisviestien tai sähköpostien lukeminen ilman toisen lupaa, joten esimerkiksi luvattomasti työntekijänsä sähköpostia lukeva työnantaja voi syyllistyä tähän rikokseen.
Kokonaisuudessaan rikoslain viestintäsalaisuuden loukkausta koskeva rikoslain 38:3 § kuuluu seuraavasti:
”Joka oikeudettomasti
1) avaa toiselle osoitetun kirjeen tai muun suljetun viestin taikka suojauksen murtaen hankkii tiedon sähköisesti tai muulla vastaavalla teknisellä keinolla tallennetusta, ulkopuoliselta suojatusta viestistä taikka
2) hankkii tiedon televerkossa tai tietojärjestelmässä välitettävänä olevan puhelun, sähkeen, tekstin-, kuvan- tai datasiirron taikka muun vastaavan televiestin sisällöstä taikka tällaisen viestin lähettämisestä tai vastaanottamisesta,
on tuomittava viestintäsalaisuuden loukkauksesta sakkoon tai vankeuteen enintään kahdeksi vuodeksi.
Yritys on rangaistava.”
Tieto- ja viestintärikoksista voit lukea lisää täältä:
Tapauksen KKO 2022:32 taustat
Työnantajan edustaja A oli työntekijä B:n työsuhteen päättymisen jälkeen pitänyt tämän työsähköpostiosoitetta auki. A oli määrännyt muiden työntekijöiden tehtäväksi seurata A:n sähköpostia. Seurantaa oli tapahtunut noin viikon ajan. A:n mukaan viestejä ei luettu, vaan niitä seurattiinhakemalla viestit eli seuraamalla viestien otsikko- ja lähettäjätietoja. Seurannan tarkoituksena oli tarkistaa, oliko B hoitanut asiakastoimeksiantoja omaan lukuunsa ja työnantajalta salassa, eli käytännössä tutkia, että oliko B vetänyt välistä työsuhteen aikana. Työsuhteen aikana työntekijä B oli antanut työnantajalle luvan käyttää hänen sähköpostiosoitettaan työtehtävien hoitamiseksi hänen poissa ollessaan, mutta hän ei ollut antanut lupaa sen käyttämiseen työsuhteen päätyttyä.
Syyttäjä syytti A:ta viestintäsalaisuuden loukkaamisesta ja käräjäoikeus tuomitsi A:n syytteen mukaisesta teosta. Hovioikeus ei muuttanut käräjäoikeuden tuomiota katsoessaan, että A oli ilman B:n lupaa käyttänyt tämän sähköpostiosoitetta. Vaikka itse A ei ollut tutkinut B:n sähköpostia, hän oli esimiesasemassa antanut alaisilleen käskyn näihin toimiin ja tämän vuoksi hänet voitiin tuomita välillisenä tekijänä. A vaati syyteen hylkäämistä ja sai valitusluvan korkeimpaan oikeuteen.
Korkeimman oikeuden ratkaisu
Korkein oikeus ratkoi sitä, oliko A syyllistynyt viestintäsalaisuuden rikkomiseen, ja jos oli, tuliko A katsoa välilliseksi vai välittömäksi tekijäksi.
Korkein oikeus katsoi, että B:n sähköpostin pitäminen auki ja sen seurailu myös ilman sähköpostien lukemista ilman B:n lupaa täytti viestintäsalaisuuden loukkauksen tunnusmerkistön. Työnantajan edustaja A:n katsottiin syyllistyneen viestintäsalaisuuden loukkaukseen, koska hän oli pitänyt B:n sähköpostiosoitetta luvatta auki ja hankkinut tiedon tuon sähköpostiosoitteen viesteistä. Korkein oikeus ei muuttanut hovioikeuden ratkaisun lopputulosta.
Asiassa oli kyse myös A:n tekijyydestä, eli että tuliko hänen katsoa olleen välillinen vai välitön tekijä, koska työntekijät suorittivat tosiasiallisen seurannan. Korkein oikeus totesi, että A:ta tuli pitää varsinaisena tekijänä, koska hän oli työnantajan edustajana antanut muille työntekijöille seurailukehotuksen. Kyseisiä työntekijöitä ei ollut myöskään kuultu asian oikeuskäsittelyssä, joten ei ollut näyttöä siitä, etteikö heillä ollut perusteltua syytä olettaa, että A:lla oli B:n antama lupa sähköpostinsa seurailuun.
Yhteenveto
Työnantajan oikeudet hakea ja/tai lukea työntekijän työsähköpostiosoitteeseen tulleita viestejä ovat rajalliset. Oikeuden käyttäminen edellyttää työnantajalta laissa määriteltyjä esitoimia ja usein myös työntekijän lupaa. Myös tilanteen yksityiskohdat vaikuttavat sallittavuuteen. Työnantajan tulee ennen toimenpiteitä selvittää, että onko hänellä oikeus työntekijän sähköpostiin kajoamiseen, tai seurauksena voi olla tuomio viestintäsalaisuuden rikkomisesta. Tuomion voi saada esimerkiksi esimies, joka on antanut alaisilleen käskyn työntekijän tai entisen työntekijän sähköpostin seuraamiseen, vaikka esimies ei olisi henkilökohtaisesti hakenut tai lukenut viestejä.
Lue lisää oikeustapauskommenttejamme:
OTM, tohtorikoulutettava
Lakimies, riidanratkaisu
Lakitoimisto KPF
050 5338 295
